Ha szolgáltatóként dolgozol, nagy eséllyel ismerős az alábbi szituáció:
Ügyfél: „Szeretnék időpontot kérni!”
Te: „Szuper, jövő hét eleje vagy vége jó inkább?”
Ügyfél: „Inkább kedd-szerda körül.”
Te: „Kedd délután vagy szerda délelőtt?”
Ügyfél: „Talán szerda délután, 5 körül.”
Te: „Az már foglalt, legyen inkább 4?”
…
És ez így megy minden egyes ügyfélnél, telefonon, Messengeren, Viberen, e-mailben… Közben persze dolgoznál vagy épp pihennél, és a családodra figyelnél, csak épp az egyeztetésekkel kell folyamatosan foglalkoznod. Egy ponton ez már nem csak kényelmetlen, hanem konkrétan elviszi az idődet és az energiádat.
Ilyenkor szokott felmerülni a kérdés:
„Kellene egy online időpontfoglaló rendszer a weboldalamra… de tényleg megéri bevezetni? Hogyan fogom az ügyfeleket egyáltalán rászoktatni?”
Ebben a cikkben segítek végiggondolni, hogy:
- mikor éri meg online időpontfoglalót (nem előfizetéses) használni,
- milyen előnyei vannak vállalkozói szemmel,
- mikor nem érdemes belefogni,
- és mit érdemes előre átgondolnod, ha már most tudod, hogy szeretnél ilyen funkciót a weboldaladra.
A klasszikus időpont-egyeztetés – amikor te vagy az „ügyfélszolgálatos”
Nézzük végig, mi történik akkor, ha nincs online időpontfoglalód.
Időpont egyeztetés:
- Csörög a telefon, írsz Messengeren, Viberen, e-mailben.
- Megpróbáljátok belőni a napot.
- Aztán az időpontot.
- Aztán kiderül, hogy az ügyfél mégis elfelejtette beírni a naptárába.
- Vagy rossz helyre írta be stb.
Lemondások, módosítások:
- Ír, hogy „bocsi, mégsem jó, át lehetne tenni?”
- Te megint előveszed a naptárad, keresel új időpontot, átírod, visszajelzel.
- De persze az is lehet, hogy le sem mondja, mert nem is emlékszik rá, hogy jönnie kell…
És közben:
- dolgozol a jelenlévő ügyféllel,
- tartanod kell a fókuszt,
- és persze szeretnél pihenni is valamikor.
Pár ügyfélnél ez még belefér.
De ha:
- hetente 8–10–15 időpontod van,
- több típusú szolgáltatást kínálsz,
- vagy egy időpontra többen is érkeznek (pl. valamilyen edzés)
- és egyre többen keresnek meg,
akkor ez a fajta időpont-egyeztetés szépen lassan szétforgácsolja a napodat.
Miközben van egy weboldalad, ami jelen állás szerint csak egy „névjegykártya”: szép, látják, hogy létezel és mivel foglalkozol, de kb. semmi másra nem tudod használni, nem veszi le a válladról a szervezés terhét.
Mit csinál egy online időpontfoglaló rendszer valójában?
Itt most nem technikai szempontból fogok beszélni erről, hanem tisztán üzleti szemmel nézzük meg, mit nyersz vele, ha bekerül a weboldaladra egy időpontfoglaló rendszer (pl. Amelia).
Egy jól beállított időpontfoglaló rendszer:
- megmutatja a szabad idősávokat az ügyfeleidnek,
- engedi, hogy ők válasszák ki a nekik megfelelő időpontot,
- azonnali visszaigazolást küld (neki és neked is) foglalás után,
- emlékeztető e-mailt küld az ügyfélnek az időpont előtt,
- az ügyfél kezelni tudja az időpontjait (lemondhatja, módosíthatja – ha szeretnéd ezt)
- beállíthatsz különböző időtartamú és különböző helyszíneken zajló eseményeket, szolgáltatásokat,
- lehetnek ismétlődő alkalmak,
- hozhat magával több embert is,
- fizethetnek online (kártyával) vagy átutalással, vagy természetesen a helyszínen is,
- automatikusan beírhatja az online naptárjába az időpontot,
- és tudsz küldeni pl. Zoom vagy egyéb linket, ha online szolgáltatásra jelentkezik.
Nálad pedig mindez így néz ki:
- reggel kinyitod a Google naptáradat,
- és ott várnak az előre foglalt időpontok, minden fontos információval együtt,
- a weboldalon, a saját felhasználói felületeden be tudsz rögzíteni olyan foglalásokat, amiket az ügyfelek még nem online végeztek el, ezáltal naprakészek maradnak a foglalásaid,
- ha kártyás fizetéssel érkeznek, akkor csupán a létrejött fizetések után vonja le az éppen aktuális kezelési költséget a kártyás szolgáltató,
- az időpontfoglalónak csak kialakítási díja van, előfizetési költsége nincs,
- semmilyen korlátozás nincs az időpontok, szolgáltatások számát illetően,
- és ha alkalmi karbantartásra van éppen szükséged valamiért, azt óradíjon, vagy karbantartási előfizetés keretében én (munkanapokon) 24 órán belül intézem neked.
Vagyis elköszönhetsz végre az asszisztensi munkakörödtől, és koncentrálhatsz az igazán fontos szakmai feladataidra, amiért Téged választanak az ügyfeleid.
Mikor éri meg időpontfoglalót bevezetni?
Nem fogom azt mondani, hogy „minden vállalkozónak jó”. De vannak egyértelmű jelek, amikor mindenképpen érdemes elgondolkodnod rajta.
1. Sok időpontot kezelsz hetente
Ha heti szinten:
- több alkalommal tartasz konzultációt, kezelést, oktatást,
- vagy olyan visszatérő ügyfeleid vannak, akik nem fix időpontra rájnak hozzád, hanem időről időre újra bejelentkeznek,
akkor az időpontok egyeztetése már szinte egy külön munkakörré válik.
Egy online foglalórendszer ilyenkor:
- órákat szabadíthat fel számodra hetente,
- megakadályozza, hogy az időd elaprózódjon,
- csökkenti a kézi adminisztrációt,
- segít abban, hogy a naptárad átláthatóbb legyen,
- kevesebb no-show időpontod lesz (az emlékeztetőknek köszönhetően).
2. Az ügyfeleid sokszor munkaidőn kívül keresnek
Ismerős, amikor este 9-kor kapsz üzenetet: “Most értem haza, egész nap rohangáltam… tudunk időpontot egyeztetni?” Az ügyfélnek ez az a pillanat, amikor végre van ideje. Neked viszont nem biztos, hogy ez az a pillanat, amikor szívesen visszaírsz neki. Ha van online időpontfoglalód:
- az ügyfél bármikor megnézheti a szabad időpontokat,
- lefoglalhatja, ami számára megfelelő,
- mindezt úgy, hogy neked közben nem kell elérhetőnek lenned.
Vagyis nem veszítesz el érdeklődőt csak azért, mert este már nem akarsz „ügyfelezni”.
3. Több szolgáltatásod, helyszíned vagy kollégád van
Ha több lábon áll a vállalkozásod – például:
- különböző típusú szolgáltatásokat kínálsz (első konzultáció, kontroll, csoportos alkalom),
- több helyszínen dolgozol,
- vagy többen vagytok a csapatban,
akkor az időpontok számának növekedésével egyre nehezebben lesz átlátható, hogy ki mikor/hol ér rá éppen.
Egy jól beállított foglalórendszer segít:
- szolgáltatás típusonként,
- helyszínenként,
- munkatársanként látni az elérhető idősávokat,
és az ügyfél pillanatok alatt le tudja foglalni azt az időpontot, ami neki és nektek is megfelelő.
Mit nyer a weboldalad az időpontfoglalóval?
Az online időpontfoglaló ma már nem egy extra funkció a weboldalakon, mégis viszonylag kevesen használják még Magyarországon. Úgyhogy még mindig a trendi szolgáltatók közé emel téged, ha minél hamarabb bevezeted. De a trendiségen túl:
- csökkenti a „majd egyszer írok” halogatást,
- segít, hogy aki már döntött, az azonnal léphessen (és megszűnik végre a jól ismert dilemma: „Most akkor írjak e-mailt? Hívjam fel? Vagy inkább ráírjak Facebookon?”)
- és ami még extra többlet: segíti a weboldaladat, hogy jobb helyezéseket érjen el a Google keresőjében (mivel jelentősen megnő az oldal látogatottsága a már meglévő ügyfeleid foglalásai által).
Mikor NEM érdemes időpontfoglalót bevezetni?
Fontos azonban azt is látni, hogy egy online időpontfoglaló rendszer nem mindenkinek való. Nem biztos, hogy neked most erre van szükséged, ha:
1. Kevés időpontod van
- csak ritkán egyeztetsz időpontot, alapvetően más jellegű a szolgáltatásod,
- nincs semmi rendszer abban, hogy mikor vannak szabad időpontjaid,
- vagy főleg projektalapú, hosszabb munkákat végzel,
akkor könnyen lehet, hogy egy online naptár nem tudna könnyíteni a folyamataidon.
2. Minden esetben egyedi előszűrés kell
- Minden ügyfél egyedi szolgáltatást kap.
- Minden ügyfélre igény szerinti időt szánsz, és ez előre nem meghatározható.
- Előzetes, hosszabb beszélgetés kell ahhoz, hogy egyáltalán legyen értelme időpontot foglalni.
akkor valószínűleg nem a foglalórendszer az első, amit érdemes bevezetned (bár az előzetes előszűrés is lehet egy külön szolgáltatás, amiből viszont ha sokat végzel, akkor mégis érdemes lehet átgondolnod ezt a lehetőséget).
3. Nem a naptárad a szűk keresztmetszet
Lehet olyan helyzet is, amikor még nem az időpont egyeztetése a fő kihívásod. Hanem az, hogy jelenleg a weboldalon:
- még nem világos, kinek és mit kínálsz,
- nehéz rajta tájékozódni, nincsenek átgondolt látogató útvonalak,
- a szolgáltatásaid nincsenek jól kommunikálva stb.
Ilyenkor az időpontfoglaló rendszer csak egy szép technikai megoldás, de nem lesz tőle több megkeresésed. Érdemes ebben az esetben először a tartalmi alapokat rendbe tennünk, és utána beépíteni az online foglalási funkciót.
Példa: egy jógaoktató, aki telefonról online időpontfoglalóra vált
Melinda Lélekbonbon stúdiójában jógaórákat és egyedi kezeléseket is tart. Weboldala bemutatkozó oldalként indult, amikor megnyitotta stúdióját. Időközben azonban – szorgalmas tanulásának köszönhetően – annyira sok szolgáltatással tudta bővíteni a kínálatát, hogy már fárasztóvá váltak számára az állandó egyeztetések, nem tudott a kezelésekre úgy fókuszálni, ahogy szeretett volna.
Ekkor vezettük be nála az időpontfoglalási lehetőséget a weboldalán.
Mivel a jógaórákon felül tartott kezelései igen összetettek, és csak a probléma pontos megbeszélése után tudja eldönteni, hogy melyik ügyfele pontosan milyen kezelésben részesüljön, ezért a kezeléseket továbbra is telefonon, vagy messengeren egyezteti, és időpontjait igyekszik az ügyfeleihez igazítani. Azonban a jógaórákra jelentkezés teljes mértékben lekerült a válláról, online zajlik a weboldalán.
- A jógázni járó ügyfelei előre le tudják foglalni azokat az órákat, amiken szeretnének részt venni, és le is tudják mondani, ha valamiért mégsem tudnának elmenni egy-egy alkalomra.
- Melindának nem kell már számolgatnia, hogy van-e még szabad helye az órán, amikor valaki jelentkezik.
- És bizony még a senior jógára érkező ügyfelei is meg tudták tanulni a foglalás menetét, mert annyira egyszerű.
- Aki pedig mégsem online jelentkezik be, azt Melinda fel tudja rögzíteni a weboldal felületén, akár telefonról is.
Melinda weboldalát a foglalóval itt tudod megnézni: Lélekbonbon Stúdió – Győr
Mit érdemes előre átgondolnod, ha időpontfoglalót szeretnél?
Akár új weboldalt tervezel, akár egy meglévőt bővítenél, sokat számít, ha egy fontos dolgot már előre tisztázol magadban.
Hol legyen az időpontfoglaló helye a felhasználói útvonalon?
Például ha gyakran visszatérő ügyfeleid vannak, akkor érdemes a menüben láthatóan megjeleníteni az Időpontfoglalás gombot.
De fontos gondolnod arra is, hogy mindig lesznek olyan új ügyfelek, akik a weboldalon keresztül fognak először hallani rólad, ezért számukra is egyértelművé kell tenni az időpontfoglalás lehetőségét az egyes aloldalaidon.
Összefoglalás – kell neked időpontfoglaló rendszer?
Érdemes online időpontfoglaló rendszert bevezetned, ha:
- sok időpontot kezelsz,
- eleged van a telefonos / üzengetős pingpongból,
- összességében frusztrál, hogy nem tudsz az igazán fontos dolgokra koncentrálni az adminisztráció miatt.
Nem biztos, hogy csak így lehet működnöd – de ha jól illesztjük be a weboldalad felépítésébe, akkor az időpontfoglaló rendszer valóban konkrét terheket vesz le a válladról. A weboldalad így nem csak egy szép online névjegy lesz, hanem egy olyan eszköz, ami:
- fogadja az érdeklődőidet,
- segít nekik dönteni,
- és el is intézi velük az első konkrét lépést: az időpont lefoglalását.
Ha Te most éppen új weboldal előtt állsz:
– és előtte még tervezni szeretnél, akkor a Weboldaltervező konzultációm vagy a Tervezési segédletem fog neked segíteni,
– és már pontosan tudod, hogy mit szeretnél a weboldaladon látni, akkor itt tudsz ajánlatot kérni a weboldal elkészítésére.
Ha a meglévő oldaladat bővítenéd a fentiek alapján egy időpontfoglaló funkcióval,
– akkor árajánlatot tudsz kérni a megvalósításra: a „weboldal felújítása” opciót válaszd majd ezen az oldalon: Árajánlat kérés
Gyakran felmerülő kérdések
Hogyan látom át a munka és magán időpontjaimat, ha a weboldalamon online időpontfoglalót használok?
A weboldaladra olyan időpontfoglaló rendszert telepítek, ami szinkronizálja a weboldaladon történő foglalásokat az általad használt Google naptárral, vagy Apple naptárral. Így egy helyen látod a munkával kapcsolatos időpontjaidat és a magánjellegű elfoglaltságaidat is az általad eddig is használt naptárad felületén. És ha a Google naptárban egy saját elfoglaltságot „foglaltra” állítasz, ez az időpont már a weboldaladon sem lesz foglalható – természetesen anélkül, hogy bármi megjelenne a weboldalon az elfoglaltságod részleteiről.
Be tudom állítani az online időpontfoglalóban a foglalható időpontokat (munkaidő, szünetek, szabadság), ha nem értek a weboldalam szerkesztéséhez?
Igen. Rendelkezésedre áll egy ún. munkatárs felület, amin akár mobilról is be tudod állítani az elérhető időszakokat, szolgáltatásokat, eseményeket – vagyis nem szükséges hozzá a weboldal adminisztrációs felületének ismerete.
Az online időpontfoglalóban hogyan mondhatja le, vagy kérheti át máskorra az ügyfél az időpontot?
Be tudod állítani, hogy meddig tudja az ügyfél saját maga módosítani vagy lemondani az időpontját (pl. 24 órával az időpont előtt). Ilyenkor a naptárad automatikusan frissül, felszabadul az idősáv, és te is kapsz róla értesítést.
Hány különböző időtartamú szolgáltatást rögzíthetek a weboldalam online időpontfoglalójában?
Korlátlan számú szolgáltatást rögzíthetsz az időpontfoglaló rendszerben és ezek mindegyike különböző időtartamú lehet. Illetve egyenként megjelölhetsz kapacitást is (hány főt tudsz fogadni az adott szolgáltatásra), és az ügyfél foglalhat több helyet is egy foglaláson belül, ha ezt te engedélyezed a foglalóban. Minden szolgáltatáshoz tudsz feltölteni képet és leírást is, illetve munkatársat, helyszínt (ha ezek különbözőek lennének). Az időpontok nem csak szolgáltatásra, hanem munkatársra és helyszínre is szűrhetőek a foglalóban.
Kapnak az ügyfelek az online időpontfoglalótól automatikus emlékeztetőt, vagy értesítést, ha le kell mondanom az időpontot?
Igen, az online időpontfoglaló rendszerek nagy előnye, hogy foglaláskor automatikus visszaigazolást küldenek, az időpont előtt pedig emlékeztetőt. Ez lehet e-mail (egyszerűbb) vagy akár SMS is, beállítástól függően. Nagyon sok „elfelejtett időpontot” előz meg, és csökkenti a no-show arányt. Ha pedig időközben le kell mondanod egy időpontot, ezt két gombnyomással megteheted, és erről is értesítést fog kapni az ügyfeled. További beállítási lehetőség, hogy az időpont foglalása nem jelent automatikus jóváhagyást (ha ezt te nem szeretnéd). Ilyen esetben a foglalás „kézzel” lesz jóváhagyható, ha az adott feltétel teljesül (pl. már biztosan ott tudsz lenni).
Milyen fizetési lehetőségek vannak az online időpontfoglaló rendszerben a weboldalamon, ha nem szeretnék webáruházat?
A weboldalad online időpontfoglalójához nem szükséges külön webáruházat létrehozni. Ha a lefoglalt időpontokat előre szeretnéd kifizettetni, akkor kártyás fizetésre (Stripe biztonságos fizetési rendszer) és átutalásra is van lehetőséged. A bankkártyás fizetés egy teljesen automatikus folyamatot jelent, és csak a létrejött befizetések után von le jutalékot a szolgáltató. Míg az átutalásos fizetési mód esetén az időpontot kézzel tudod jóváhagyni, ha az utalás összege megjelent a számládon.
